10 Tips voor het organiseren van een vrijgezellenfeest!

Je hebt net of wellicht al enige tijd geleden gehoord dat jouw vriendin, vriend of familielid gaat trouwen! Ontzettend leuk natuurlijk. En jij bent gevraagd om het vrijgezellenfeest te organiseren. Ook heel erg leuk…maar hoe doe je dat nu eigenlijk? Wat komt er allemaal bij kijken? Een slechte voorbereiding kan deze speciale dag tot een ware flop maken. Daarom geven wij graag wat tips voor het organiseren van een succesvol vrijgezellenfeest.

Tip 1. Verzamel alle contactgegevens

Geloof ons als we zeggen dat het voor de vrijgezel echt heel vervelend is als je iemand bent vergeten uit te nodigen. Vraag daarom gewoon contactgegevens (namen, e-mailadressen en telefoonnummers) van diegene die hij of zij graag op deze dag ziet verschijnen. Dit is niet alleen praktisch voor jou als organisator, maar dit voorkomt ook ongemakkelijke situaties. Besluit je toch om er een verrassing van te maken? Vraag dan op zijn minst de partner en/of vriend(inn)en of zij nog iemand toe kunnen voegen aan jouw lijstje met namen.

Tip 2. Gebruik een agendaplanner online

Zodra je weet wie er welkom is op deze dag kun je aan de slag. Je moet een datum vinden waarop iedereen beschikbaar is. Dat kan een behoorlijke uitdaging zijn.  Hoe groter de groep , hoe meer  - doorgaans overvolle -  agenda’s. Zorg dat je niet te lang wacht met uitnodigen, want voor je het weet zitten alle agenda’s vol en zijn de leukste activiteiten al volgeboekt (vooral in het bruiloft-hoogseizoen vlak voor en na de zomervakantie). Mocht je aan een bepaalde dag vastzitten, stuur dan zo snel mogelijk een save-the-date uit… dat geeft je ademruimte bij de verdere organisatie.

Je kunt een datum heel makkelijk prikken via verschillende agendawebsites zoals bijvoorbeeld datumprikker.nl. Hier kun je verschillende data selecteren, delen via e-mail en zo krijg je een mooi overzicht wanneer iedereen kan. Eenmaal een datum gekozen, kan je dit ook bevestigen via zo’n website.

Tip 3. Spreek een budget af

Het budget is een van de grootste struikelblokken bij de organisatie van een vrijgezellenfeest. Jij kunt niet in de portemonnee van een ander kijken en een dagje weg kan snel oplopen met alle drankjes (… dat kunnen er veel worden) en eten erbij. Stel van te voren een maximum budget met elkaar vast en probeer je hier aan te houden!

Tip 4. Pas jouw planning aan op de groep

Goed, je hebt nu een datum en budget met elkaar afgesproken. Afhankelijk van hoe goed iedereen elkaar kent, hoe groot de groep is en hoeveel tijd je hebt om iets te plannen kun je een afweging maken hoe je alles gaat plannen. Wil je iedereen erbij betrekken? Of juist helemaal niet? Bij groepen tot 6 personen kun je eventueel overwegen om iedereen erbij te betrekken en het vrijgezellenfeest gezamenlijk te organiseren. Wordt de groep groter? Zoveel hoofden, zoveel zinnen. Het wordt een heel karwei om daar een goede draai aan te geven. Mocht je besluiten jouw groep erbij willen betrekken, dan kun je linkjes mailen, echter de praktijk leert dat veel niet wordt bekeken. Daar heeft Orange House Events iets op bedacht.

Via www.eenorigineledag.nl kun je superleuke activiteiten samenstellen, bewaren in jouw favorieten en dit in een overzicht per e-mail delen met de groep, inclusief de prijs per persoon. Iedereen kan vanuit dit overzicht stemmen op zijn of haar favoriete activiteit. Jij als organisator ziet dat dan in een persoonlijk overzicht terug op de website.

Overweeg je niet iedereen in te betrekken, communiceer dit dan vooraf met de genodigden en vertel de groep ook waarom je deze keuze hebt gemaakt. Probeer dan wel activiteiten uit te kiezen die passen bij de groep. Als er familie bij betrokken is, beoordeel of vraag aan de vrijgezel of hij of zij alles gepast vindt. Zo voorkom je dat de schoonmoeder van de vrijgezel ondersteboven in een paal hangt tijdens een paaldansworkshop en hier doodongelukkig van wordt!

Tip 5. Vraag hulp!

Het plannen van een vrijgezellenfeest kan behoorlijk tijdrovend zijn. Heb je zelf tijd te kort, vraag dan iemand uit de groep om jou te helpen. Zo kun je bijvoorbeeld taken verdelen, zodat niet alles op jouw schouders komt te liggen.

Tip 6. Bedenk wat de vrijgezel leuk zou vinden om te doen.

Om te bepalen wat voor activiteit je wil gaan doen, moet er goed worden gekeken naar wat de vrijgezel leuk vindt om te doen. Het gaat om het vinden van de balans tussen iets doen wat iedereen leuk zal vinden, maar op de eerste plaats wat de vrijgezel leuk vindt. Een vrijgezellenfeest is vaak ingedeeld in een middagactiviteit, diner en optioneel een ouderwets avondje de kroeg in.

Reken voor een middagactiviteit van 2 a 3 uur tussen de 30 en de 35 euro. De prijzen zijn vaak afhankelijk van het groepsformaat. Reserveer je een restaurant, kun je alle kanten op qua budget. Een leuke hamburgerzaakje of eetcafé is een voordelige optie, een kookworkshop waar je je eigen eten opeet is vaak wat duurder… maar voor alles geldt: reserveer op tijd! Ga je de kroeg nog in? Wij stellen voor dat je daar pas weer weg gaat als het geld op is. ;-)

www.eenorigineledag.nl/arrangement/694/beach-cocktail-workshopbreda.html

Tip 7. Gebruik voor ieder type contact een andere medium.

Eenmaal besloten hoe je de dag gaat invullen - je zal merken dat dat al een hele bevalling is - is het belangrijk hoe je dit gaat communiceren. Via een WhatsApp-groep is het heel makkelijk om updates door te geven of afspraken te maken. Via de e-mail zou je juist weer een wat langer bericht kunnen sturen, die iets informatiever is.  Zorg er wel voor dat er niet te veel discussies ontstaan in deze communicatie. Merk je dat het deze kant op gaat, neem dan even telefonisch contact op. Dit is directer en makkelijker communiceren. 

Tip 8. Zorg dat je alle contactgegevens bij de hand hebt.

Zorg dat je alle contactgegevens en boekingsbevestigingen meeneemt van de locaties en activiteiten… Wel zo handig als je bijvoorbeeld even moet bellen omdat je verlaat bent. Reken erop dat je op de dag zelf ook geld uitgeeft aan eventuele hapjes en drankjes.

Tip 9. Maak een gezamenlijke geldpot

Het is gebruikelijk om met zijn allen voor de vrijgezel te betalen. Maak van te voren een gezamenlijke geldpot, waar iedereen (behalve de vrijgezel) een bepaald bedrag inlegt. Zo hoeft niemand zich druk te maken over wie het volgende rondje betaalt. Vraag dus iedereen van te voren contant geld mee te nemen.

Tip 10. Maak er een verrassing van voor de vrijgezel!

Niets is zo leuk om iemand te verrassen. De vrijgezel weet dat het gaat gebeuren, maar niet wanneer. Zorg dan dat hij of zij geen andere afspraken in de agenda heeft staan. Betrek bijvoorbeeld de partner, of plan een nep-afspraak in met de gelukkige. Spreek met elkaar af wie de vrijgezel gaat verrassen en hoe jullie dat aanpakken, voorpret gegarandeerd! Uiteraard is het belangrijk dat iedereen kan zien dat de vrijgezel gaat trouwen. Velen zijn je al voor gegaan, dus op het internet zijn er genoeg ideeën voor inspiratie te vinden.

Veel plezier op jouw volgende vrijgezellenfeest!

Ps. Voor leuke ideeën, kijk hier even: www.eenorigineledag.nl